Autorius: Jonas Petraitis, verslo sistemų analitikas
Kasdien konsultuodamas įmones verslo valdymo sistemų klausimais, pastebiu, kad daugėja besidominčių integruotais sprendimais. Ir visai nenuostabu – šiandieniniame verslo pasaulyje, kai informacija yra vertingesnė už auksą, efektyvus jos valdymas tampa konkurencinio pranašumo pagrindu.
Viena sistema, apie kurią nuolat sulaukiu klausimų, yra Navision (Microsoft Dynamics NAV). Šiame straipsnyje noriu pasidalinti atsakymais į dažniausiai užduodamus klausimus ir atskleisti galimybes, kurias ši sistema siūlo šiuolaikiniam verslui.
Dažniausiai užduodami klausimai apie Navision
Ar Navision tinka mano dydžio įmonei?
Tai bene dažniausias klausimas, kurį girdžiu iš potencialių klientų. Daugelis mažesnių įmonių baiminasi, kad tokios sistemos kaip Navision yra skirtos tik dideliems verslams su milžiniškais IT biudžetais.
Tiesa: Navision sistema buvo sukurta būtent su lankstumo idėja – ji puikiai tinka tiek 5 darbuotojus turinčiai įmonei, tiek 500+ darbuotojų organizacijai. Modulinė struktūra leidžia pradėti nuo būtiniausių funkcijų ir plėstis pagal poreikį.
Mažos įmonės gali naudoti bazinius finansų ir pardavimų modulius, o vėliau, augant verslui, pridėti papildomus – pavyzdžiui, gamybos ar projektų valdymo.
Kaip ilgai užtrunka sistemos įdiegimas?
Kitas nerimo šaltinis – ilgi ir sudėtingi diegimo procesai, sutrikdantys kasdienę veiklą.
Tiesa: Bazinių Navision modulių diegimas gali užtrukti vos kelias savaites. Viskas priklauso nuo verslo specifikos ir reikalingų pritaikymų. Mažoms įmonėms su standartiniais procesais diegimas vyksta greičiausiai. Didesnėms organizacijoms su specifiniais reikalavimais gali prireikti 2-6 mėnesių.
Svarbiausia, kad diegimo procesas gali būti suplanuotas etapais, kad nebūtų sutrikdyta kasdienė veikla. Patyrę specialistai gali įdiegti sistemą „paraleliniu režimu”, kai senieji procesai veikia, kol naujieji testuojami ir tobulinami.
Ar sunku išmokti naudotis sistema?
Darbuotojų pasipriešinimas pokyčiams ir ilgas mokymosi periodas – dar vienas dažnas susirūpinimas.
Tiesa: Navision sąsaja sukurta panašiai į Microsoft Office programas, todėl daugeliui darbuotojų ji atrodo intuityviai suprantama. Bazinių funkcijų įsisavinimas paprastai užtrunka 1-2 dienas.
Be to, sistema siūlo kontekstinę pagalbą, vaizdo instrukcijas ir pritaikomas darbo erdves pagal pareigybę. Tai reiškia, kad darbuotojai mato tik tas funkcijas, kurių jiems reikia savo kasdienėms užduotims atlikti.
Ar Navision susidoros su specifiniais mano verslo procesais?
Kiekviena įmonė turi unikalių procesų, todėl dažnai kyla abejonių, ar standartinė sistema galės juos palaikyti.
Tiesa: Vienas didžiausių Navision privalumų – pritaikomumas. Sistema ne tik turi plačią standartinę funkcijų biblioteką, bet ir gali būti papildyta specialiais moduliais, sukurtais būtent jūsų verslo reikmėms.
Lietuvoje veikia aktyvus Navision partnerių tinklas, kurie yra sukūrę daugybę specifinių sprendimų įvairioms pramonės šakoms – nuo gamybos iki mažmeninės prekybos, nuo statybų iki paslaugų sektoriaus.
Ar verta investuoti į Navision, jei jau turime apskaitos programą?
Daugelis įmonių jau naudoja bazines apskaitos sistemas ir svarsto, ar verta pereiti prie platesnio sprendimo.
Tiesa: Čia reikėtų pagalvoti apie ilgalaikę perspektyvą. Paprastos apskaitos programos gerai tvarkosi su bazinėmis funkcijomis, tačiau jos retai kada gali pasiūlyti:
- Integruotą CRM (klientų santykių valdymą)
- Išsamią verslo analitiką
- Automatizuotus darbo procesus tarp skirtingų departamentų
- Realaus laiko atsargų valdymą
- Projektų bei resursų planavimą
Jei planuojate verslo augimą, integruota sistema anksčiau ar vėliau taps būtinybe. Perėjimas prie jos anksčiau leidžia išvengti duomenų migracijos problemų ateityje.
Navision galimybės, apie kurias retas žino
Konsultuodamas įmones, pastebiu, kad daugelis neįsivaizduoja, kokias plačias galimybes siūlo šiuolaikinė Navision versija (dabar vadinama Microsoft Dynamics 365 Business Central). Štai keletas mažiau žinomų, bet itin vertingų funkcijų:
Dirbtinio intelekto pagalbininkas
Naujausiose versijose integruotas dirbtinio intelekto modulis gali:
- Prognozuoti pardavimus pagal istorinius duomenis
- Numatyti, kada pritrūks atsargų
- Identifikuoti neįprastus finansinius sandorius, kurie galėtų rodyti klaidas
- Siūlyti optimizavimo galimybes pagal verslo duomenis
Mobili prieiga bet kur ir bet kada
Šiuolaikinė versija siūlo visavertę mobilią prieigą prie sistemos. Vadovai ir darbuotojai gali:
- Patvirtinti sąskaitas ir užsakymus būdami kelionėje
- Peržiūrėti klientų istoriją prieš susitikimus
- Patikrinti atsargų lygį tiesiog sandėlyje
- Užregistruoti darbo laiką projektams būnant ne biure
Integracija su Microsoft 365
Navision sistema glaudžiai integruojasi su kitomis Microsoft programomis:
- Galite dirbti su Navision duomenimis tiesiogiai per Outlook
- Analizuoti duomenis Excel, neatsidarę pačios sistemos
- Bendrinti ataskaitas per Teams ar SharePoint
- Automatizuoti dokumentų valdymą su OneDrive
Išplėstinė duomenų analizė
Modernios Navision versijos siūlo pažangias analitikos galimybes:
- Interaktyvūs valdymo skydeliai (dashboards) su realaus laiko rodikliais
- Galimybė „kasti gilyn” (drill-down) iki pirminių dokumentų
- Personalizuotos ataskaitos pagal vartotojo rolę
- Automatiniai įspėjimai apie nukrypimus nuo planuotų rezultatų
E-komercijos integracija
Vis daugiau verslų perkelia dalį veiklos į internetą, todėl naudinga žinoti, kad Navision:
- Integruojasi su populiariomis e-komercijos platformomis
- Automatiškai sinchronizuoja kainas ir atsargų lygius
- Perkelia užsakymus iš interneto į sistemą be rankinio darbo
- Valdo grąžinimus ir garantinius aptarnavimus
Kaip pasirinkti teisingą sprendimą jūsų verslui?
Per savo konsultacinę praktiką pastebėjau, kad sėkmingiausiai Navision sistemą įdiegia tos įmonės, kurios:
- Aiškiai apibrėžia savo poreikius – prieš pasirenkant sistemą, svarbu žinoti, kokias problemas norite spręsti
- Įtraukia darbuotojus į sprendimo priėmimą – tie, kurie naudosis sistema kasdien, dažnai turi vertingų įžvalgų
- Bendradarbiauja su patyrusiu partneriu – profesionalus konsultantas gali padėti išvengti dažniausių klaidų ir optimizuoti procesus
- Planuoja etapais – pradeda nuo kritinių funkcijų ir palaipsniui plečia sistemos naudojimą
- Investuoja į mokymus – net geriausia sistema nebus efektyvi, jei darbuotojai nemokės ja naudotis
Verslo valdymo sistemų rinkoje Navision išlieka vienu iš patikimiausių pasirinkimų dėl savo lankstumo, funkcionalumo ir nuolatinio tobulėjimo. Microsoft nuolat investuoja į sistemos vystymą, todėl galite būti tikri, kad jūsų sprendimas bus aktualus ir po daugelio metų.
Praktiniai žingsniai pradedant domėtis Navision
Jei skaitydami šį straipsnį supratote, kad jūsų verslas galėtų gauti naudos iš integruotos verslo valdymo sistemos, štai keletas praktinių žingsnių:
- Atlikite vidinį auditą – identifikuokite procesus, kurie šiuo metu sukelia daugiausiai problemų
- Išsikelkite aiškius tikslus – ko tiksliai tikitės iš naujos sistemos? Tai gali būti laiko taupymas, klaidų mažinimas, geresnė klientų patirtis ar kiti aspektai.
- Pasikonsultuokite su specialistais – patikima buhalterinės apskaitos paslaugos įmonė gali patarti, koks sprendimas geriausiai atitiktų jūsų poreikius
- Paprašykite demonstracijos – pamatykite sistemą veikiančią gyvai, su realiais verslo scenarijais
- Kalbėkite su esamais naudotojais – jų patirtis gali suteikti vertingų įžvalgų apie realią naudą ir iššūkius
Šiuolaikiniame verslo pasaulyje informacija ir efektyvus jos valdymas tampa vis svarbesni konkurencinio pranašumo šaltiniai. Navision sistema siūlo sprendimus, leidžiančius jūsų verslui žengti koja kojon su technologijų raida ir išlikti konkurencingam net ir sparčiai besikeičiančioje aplinkoje.
Svarbiausia – nepamirškite, kad verslo valdymo sistema yra ne išlaida, o investicija į efektyvumą, tikslumą ir augimo galimybes.
